تخطي للذهاب إلى المحتوى

القبـــول

دليل اجراءات التسجيل و القبول للدراسة بالمعهد 

التسجـــل المقـــررات القيـــد   التخصص الانتقـــال مراجعـــة بحث التخرج الجـــداول الغيـــاب الامتحانـــات النتائـــج كشـــف الدرجـــات افـــادة تخـــرج المسجـــل العـــام  

في إطار سعي المعهد نحو الالتزام بمعايير الجودة وتحسين الأداء وتنظيم الإجراءات المتعلقة بالقبول والتسجيل والدراسة والامتحانات تم إعداد دليل إجراءات القبول والتسجيل للدراسة بالمعهد لتحسين مستوى الأداء بما يحقق رؤية وأهداف المعهد ويتضمن الالتزام باللوائح والقوانين المنظمة للعملية التعليمية.

يهدف هذا الدليل إلى تسهيل قبول وتسجيل الطلاب وتوضيح التعليمات المتعلقة بها والإجراءات اللازمة لتنفيذها. ويتضمن هذا الدليل كافة الإجراءات المتعلقة بالقبول والتسجيل والدراسة والامتحانات، كما يحتوي الدليل على كل النماذج التي يحتاجها الطالب في إتمام إجراءاته بشكل ميسر ابتداءً بنموذج التسجيل وانتهاءً بنموذج الحصول على إفادة تخرج، وقد تم الاسترشاد بدليل الإجراءات في المعاهد الليبية لإعداد هذا الدليل. 

تسجيل الطلبة الجدد          ​

التعليمات

يتم قبول الطلبة الجدد للدراسة باقسام المعهد وفقاً للشروط التالية:

  1. أن يكون حاصلاً على الشهادة الثانوية العامة بليبيا أو ما يعادلها من الشهادات المعترف بها من وزارة التعليم.
  2. أن يكون لائقاً صحياً خالياً من الأمراض السارية والمعدية.
  3. أن يكون حسن السيرة والسلوك، ولم يسبق الحكم عليه في جناية أو جنحة مخلة بالشرف إلا إذا كان قد رد إليه اعتباره.
  4. اجتياز المقابلة الشخصية وامتحان القبول في القسم التي تتطلب ذلك.
  5. أن لا يكون قد سبق وأن أخلى طرفه من القسم التي يرغب التسجيل به.
  6. أن لا يكون قد صدر بحقه قراراً بالفصل من الدراسة من أحدى المعاهد الليبية.
  7. يخضع الطلبة المنتقلين من المعاهد المناظرة لإجراءات المعادلة للمقررات الدراسية.
  8. يشترط في الطلاب غير الليبيين أن يكونوا مقيمين إقامة اعتيادية طيلة مدة الدراسة.

الإجراءات

يتم استلام ملفات الطلبة الجدد عن طريق قسم القبول والتسجيل بالعهد و يتعين على الطالب مراجعة القسم المذكور لإتمام عملية التسجيل.

المستندات المطلوبة

  1.  الاستمارة الأصلية لشهادة الثانوية العامة او المتوسط .
  2.  شهادة ميلاد.
  3.  شهادة إقامة.
  4.  الرقم الوطني.
  5.  شهادة صحية.
  6.  عدد(6) صور شخصية مقاس 4 × 6.
  7. تقرير علمي (مصدق من مسجل عام المعهد المنتقل منه) وإفادة بعدم الفصل وإخلاء طرف إذا كان الطالب منتقلاً من معهد أخر.

الخطوات

    1. يقوم الطالب بملء بطاقة المعلومات وفق النموذج (م . و 24.2).
    2. يقوم قسم القبول والتسجيل بالتأكد من صحة البيانات الشخصية ومطابقتها بالمستندات المرفقة ثم إدراج بيانات الطالب بمنظومة التسجيل والقبول وحفظ نسخة من النموذج بملف الطالب.
    3. يصرف قسم القبول والتسجيل لكل طالب رقم قيد يستخدم في تصنيف ملفه مكون من سبع خانات 
      1. يصدر قسم القبول والتسجيل للطالب الملتحق بالدراسة بطاقة تعريف مدون بها بياناته الشخصية تثبت قيده بالمعهد والقسم التابع له.
      2. وفيما يلي قائمة بأرقام أكواد اقسام الكلية .
ر.مالقسمالكود

1

قسم العلوم الادارية    

11

2

قسم الحاسب الالي

22

3

قسم اللغات 

33


 





معادلة المقررات الدراسية       ​

التعليمات

  1. تشكل بقرار من مدير المعهد لجنة معادلات يكون من مهامها إجراء معادلة المقررات الدراسية للطلبة المنتقلين إلى المعهد وفق الضوابط المنصوص عليها في اللائحة الداخلية للمعهد.
  2. تقوم اللجنة بالبث في طلبات المعادلة في أجل لا يتجاوز شهراً من تاريخ التقديم.
  3. تتم معادلة المواد وفقا للائحة الداخلية للمعهد .
  4. لا يتم معادلة أي مقرر دراسي تقل عدد وحداته الدراسية عن عدد الوحدات المعتمدة للمقرر الدراسي المعادل به.
  5. إذا أنجز الطالب عدد مقررين دراسيين يطابقان مقرراً واحداً بخطة المعهد يتم معادلة المقررين بمقرر المعهد، باحتساب المتوسط الحسابي لهما.

الإجراءات

  1. يتقدم الطالب بطلب المعادلة إلي مسجل المعهد في موعد أقصاه شهر من بداية الدراسة.
  2. يقوم مسجل المعهد بحصر جميع الطلبات المتعلقة بالخصوص وإحالتها في نهاية المدة المحددة لتقديم الطلبات إلى رئيس لجنة المعادلات، مرفقة بالوثائق الأصلية المعتمدة من المؤسسة العلمية المنتقل منها الطالب.
  3. يتولى رئيس لجنة المعادلات دعوة أعضاء اللجنة للاجتماع لدراسة الملفات المعروضة عليها و البث فيها في موعد لا يتجاوز أسبوع من تاريخ الإحالة.
  4. تصدر لجنة المعادلات قراراتها وفق النموذج (م . و 24.4) من (5) نسخ ، تحفظ نسخة منها بملف لجنة المعادلات وترسل نسخ أخرى إلى كلٍ من قسم الدراسة والامتحانات، القسم العلمي المختص ، وتسلم نسخة للطالب وتحفظ نسخة أخرى في ملف الطالب.
  5. يتولى قسم الدراسة والامتحانات تسجيل المقررات الدراسية التي تمت معادلتها للطالب بالمنظومة الالكترونية للكلية، واستخراج تقريره العلمي من نسختين ترسل نسخة إلى القسم العلمي المختص ونسخة أخرى إلى قسم القبول والتسجيل تحفظ بملف الطالب لديهم.

تسجيل المقررات الدراسية

التعليمات

يتعين على كل طالب تجديد قيده والتسجيل بالمقررات الدراسية التي تعرض من الأقسام العلمية بالفصل الدراسي أو السنة الدراسية.

يقوم الطالب بتسجيل المقررات الدراسية وفقاً للخطة العلمية للأقسام العلمية وبناءً على المقررات المتاحة منها بالفصل أو السنة الدراسية مع مراعاة الضوابط التالية:

  1. البدء بتسجيل المقررات الدراسية غير المنجزة (رسوب) بالفصل أو العام الدراسي السابق.
  2. إعطاء أولوية التسجيل للمقررات الدراسية التي تتيح في حال إنجازها تسجيل أكبر عدد من المقررات الدراسية بالفصل الدراسي اللاحق.
  3. مراعاة الحد الأدنى والأعلى للساعات الدراسية عند التسجيل حسب المعدل العام للطالب وبما لا يتعارض مع اللائحة الداخلية للمعهد.

الإجراءات

  1. يتولى قسم القبول والتسجيل سحب النموذج رقم ( م . و 24.2 ) الخاص بالتسجيل المبدئي لجميع الطلبة المقيدين بالمعهد من المنظومة الالكترونية وإحالتها إلى الأقسام العلمية وفق تخصصاتهم، بعد اعتمادها من مسجل المعهد.
  2. يسلم القسم العلمي المختص استمارة التسجيل المبدئية للطالب الذي يقوم بإبرازها لمكتب الخزينة لسداد الرسوم الدراسية المقررة.
  3. بعد الانتهاء من قيد المقررات الدراسية بالاستمارة المبدئية ومراجعتها من قبل المرشد الأكاديمي يقوم الطالب بالتوقيع على الاستمارة.
  4. يتولى رئيس القسم العلمي المختص إحالة استمارة التسجيل المبدئية مرفقا بالإيصال المالي إلى قسم الدراسة والامتحانات، الذي يتولى إدخال البيانات بالمنظومة الالكترونية للمعهد وإصدار استمارة التسجيل النهائية وإحالتها بعد الاعتماد إلى القسم العلمي المختص لتسليمها للطالب المعني.
  5. يحتفظ قسم الدراسة والامتحانات باستمارات التسجيل المبدئية إلى حين إتمام عمليات التسجيل لجميع الطلبة على أن يتم لاحقا إرسالها مرفقة بالإيصال المالي إلى قسم القبول والتسجيل لحفظها بملفات الطلبة لديه.
  6. يتم سحب القوائم النهائية للطلبة المسجلين بالمواد الدراسية (كشوف الحضور والغياب) وفق النموذج رقم (م . و 24.9)، وتحال إلى الأقسام العلمية المختصة التي تتولى تسليمها لأعضاء هيئة التدريس المعنيين.


إيقاف القيد      ​​

التعليمات

  1. يسمح للطالب بإيقاف قيده لفصلين دراسيين متتاليين أو منقطعين كحد أقصى في المعهد لنظام الفصلي  دون أن تحتسب مدة إيقاف القيد ضمن المدة القانونية للدراسة.
  2. يتعين على الطالب أن يتقدم بطلبه في موعد لا يتجاوز شهر من بداية الدراسة في المعهد .
  3. يجوز إيقاف قيد الطالب بصورة استثنائية لسنة أخرى بعد موافقة إدارة المعهد.

الإجراءات

  1. يقوم الطالب بملء النموذج رقم (م . و 24.6) من (3) نسخ، وفي حالة منح الموافقة يحال النموذج إلى مدير المعهد للموافقة النهائية والاعتماد.
  2. يتولى قسم القبول والتسجيل إدراج البيانات الأساسية المتعلقة بإيقاف القيد في المنظومة الالكترونية للمعهد، يحفظ منه نسخة بالقسم بملف الطالب، وتسلم منها نسخة للطالب المعنى، كما ترسل نسخة أخرى إلى القسم العلمي المختص تحفظ بملف الطالب لديه.

تغيير صفة القيد

التعليمات

يسمح للطالب تغيير صفة قيده من منتسب إلى نظامي أو بالعكس (في الاقسام التي تسمح بنظام الانتساب) لمرة واحدة فقط طيلة فترة الدراسة بالمعهد، بشرط أن يتقدم بطلبه في الفترة المسموح بها للتسجيل.

الإجراءات

  1. يتقدم الطالب بطلبه إلى مسجل المعهد وفق النموذج رقم ( م . و 24.1) من (3) نسخ، وفي حالة منح الموافقة يحال النموذج إلى مدير المعهد للموافقة النهائية والاعتماد.
  2. يتولى قسم القبول والتسجيل إدراج البيانات الأساسية المتعلقة بتغيير صفة القيد في المنظومة الالكترونية للمعهد، ويحفظ النموذج بالقسم بملف الطالب، وتسلم منه نسخة للطالب المعنى، كما ترسل نسخة أخرى إلى القسم العلمي المختص تحفظ بملف الطالب لديه.



تغيير التخصص      ​​

التعليمات

  1. يسمح للطالب بتغيير تخصصه لمرة واحدة فقط خلال دارسته وذلك شريطة حصوله على موافقة القسم العلمي المنتقل إليه والقسم العلمي المنتقل منه.
  2. ينبغي أن تتوفر في الطالب شروط القبول في القسم المنتقل اليه.
  3. لا يسمح للطالب تغيير تخصصه بعد اجتيازه لأكثر من نصف متطلبات التخرج.
  4. تحسب للطالب تقديرات المقررات التي درسها في القسم المنتقل منه وقٌبلت في التخصص الجديد ضمن متطلبات التخرج كمقررات تم اجتيازها، أما المقررات الأخرى التي اجتازها الطالب ولم تقبل في التخصص الجديد تبقى في سجل الطالب ولا تدخل ضمن معدله التراكمي.

الإجراءات

  1. يتقدم الطالب بطلبه إلى القسم العلمي الذي يرغب الانتقال إليه وفق النموذج رقم ( م . و 24.1) من (3) نسخ.
  2. في حالة منح الموافقة يتوجه الطالب بذات الطلب إلى القسم العلمي الذي يرغب الانتقال منه للحصول على الموافقة.
  3. في حالة منح الموافقة يحال الطلب إلى قسم القبول والتسجيل لإدراج البيانات الأساسية للتخصص الجديد بالمنظومة الالكترونية للمعهد، ويحفظ نسخة منه بالقسم بملف الطالب لديه، وتسلم نسخة منه للطالب المعني.
  4. يرسل قسم القبول والتسجيل نسخة من النموذج إلى القسم العلمي (المنتقل منه) الطالب المعني، لإحالتها مرفقة بالملف العلمي للطالب إلى القسم المنتقل إليه.
  5. يتولى القسم العلمي (المنتقل إليه) دراسة الوضع الدراسي للطالب وتحديد المقررات الدراسية غير المطالب بها في تخصصه الجديد ومخاطبة قسم الدراسة والامتحانات بشأن إجراء التسوية للطالب وفق الخطة العلمية للقسم.
  6. يتولى قسم الدراسة والامتحانات إجراء التعديلات المطلوبة للوضع الدراسي للطالب بالمنظومة الالكترونية للمعهد ويستخرج عدد (2) نسخة من تقريره العلمي المعدل، ترسل نسخة إلى القسم العلمي المختص تحفظ بملف الطالب لديه والنسخة الأخرى تسلم للطالب.


 الانتقال من معهد الوحدة الافريقية      ​​

التعليمات

يجوز للطلاب الانتقال من معهد الوحدة الافريقية إلى المعاهد و الكليات المناظرة في الجامعات الأخرى ولا يحق للطالب المنتقل الرجوع للدراسة بالمعهد ويوقع على تعهد بذلك.

الإجراءات 

  1. يتقدم الطالب الذي يرغب في النقل بطلب كتابي إلى مسجل المعهد وفقاً  م  .
  2.  يتم إحالة الملف في ظرف مغلق إلى  الطالب  ويرفق الملف بمفردات المنهج معتمدة من قسم الدراسة و الامتحانات .

الانتقال إلى معهد الوحدة الافريقية


التعليمات

يتم قبول الطلبة المنتقلين للدراسة بالمعهد وفقاً للشروط التالية:

  1. أن يكون حاصلاً على الشهادة الثانوية العامة بليبيا أو ما يعادلها من الشهادات المعترف بها من وزارة التعليم.
  2. أن يكون لائقاً صحياً خالياً من الأمراض السارية والمعدية.
  3. أن يكون حسن السيرة والسلوك، ولم يسبق الحكم عليه في جناية أو جنحة مخلة بالشرف إلا إذا كان قد رد إليه اعتباره.
  4. أن لا يكون قد سبق وأن أخلى طرفه من المعهد.
  5. أن لا يكون قد صدر بحقه قراراً بالفصل من الدراسة من أحدى المعاهد او الجامعات الليبية.
  6.  يخضع الطلبة المنتقلين من المعاهد المناظرة لإجراءات المعادلة للمقررات الدراسية.
  7.  يشترط في الطلاب غير الليبيين أن يكونوا مقيمين إقامة اعتيادية طيلة مدة الدراسة.

الإجراءات

  1. يتقدم الطالب الذي يرغب في الانتقال  بطلب كتابي إلى مسجل عام المعهد وفق النموذج (م . و 24.1).
  2. يرفق مع الطلب صورة من الشهادة الثانوية، كشف درجات أصل معتمد من مسجل عام المعهد او الكلية التي يدرس بها الطالب، رسالة بعدم الفصل، مفردات المنهج معتمدة من القسم العلمي المختص.
  3. في حالة الموافقة على النقل يحال ملف الطالب من المعهد الذي يدرس به في ظرف مغلق موجه إلى مسجل عام معهد الوحدة الافريقية .
  4. تشكل بقرار من مدير المعهد لجنة لإجراء معادلة المقررات الدراسية للطلبة المنتقلين إلى المعهد وفق الضوابط المنصوص عليها في اللائحة الداخلية للمعهد.


مراجعة نتائج مقرر      ​​

التعليمات

  1. يسمح للطالب بالتقدم بطلب المراجعة الموضوعية لأوراق الإجابة بالامتحان النهائي في المقررات الدراسية التي رسب فيها على ألا تزيد عن مقررين خلال المدة التي يعلن عنها قسم الدراسة والامتحانات بالمعهد.
  2. إذا ثبت وجود أخطاء من أستاذ المقرر فيتعين على أستاذ المقرر تقديم تبريراً مكتوباً مبيناً فيه أسباب وقوع الخطأ.

الإجراءات

  1. يقوم الطالب بتعبئة النموذج رقم (م . و 24.18).
  2.  يتولى مسجل المعهد حصر الطلبات وإحالتها إلى مدير المعهد خلال الفترة المعلن عنها لقبول الطلبات.
  3.  يتولى مدير المعهد تشكيل لجنة للمراجعة تتكون من ثلاثة أعضاء من هيئة التدريس متخصصين في المقرر موضوع المراجعة يوكل إليها مراجعة أوراق الإجابة بحضور الطالب المعنى شخصياً.
  4.  يستلم رئيس لجنة المراجعة كراسة إجابة الطالب المعني بالمراجعة والإجابة النموذجية من رئيس لجنة الامتحانات والمراقبة.
  5. تتولى لجنة المراجعة المباشرة بأعمالها بمقر لجنة الامتحانات والمراقبة بالموعد المحدد لذلك، وفور الانتهاء من أعمالها تسلم كراسات الإجابة النموذجية لرئيس لجنة الامتحانات والمراقبة لحفظها بالملفات المخصصة لذلك الغرض بمقر اللجنة الامتحانية.
  6. تعد لجنة المراجعة تقريرها عن نتائج أعمالها، ويقدم إلى مدير المعهد خلال المدة المحددة بقرار التكليف.
  7. في حالة التأكد من وجود الأخطاء في عملية التقييم، يقوم مدير المعهد باعتماد النتيجة المعدلة.
  8. تتولى لجنة الرصد إجراء التعديلات اللازمة بكشوف رصد النتائج بالإشارة إلى تقرير لجنة المعادلة.


التسجيل بمقرر بحث التخرج          ​​

التعليمات

  1. يعد بحث التخرج أحد المتطلبات الأساسية للتخرج  من أحد التخصصات العلمية بالمعهد، ويشترط للتسجيل بهذا المقرر أن يجتاز الطالب الحد الأدنى من المقررات الدراسية التي تشترطها الخطة الدراسية بالمعهد للتسجيل في مقرر بحث التخرج.
  2. يوزع الطلبة المتقدمين للتسجيل بمقرر بحث التخرج على مجموعات وفقاً للعدد المتاح من أعضاء هيئة التدريس بالقسم.

الإجراءات

  1. يقيد الطالب مقرر بحث التخرج بنموذج استمارة التسجيل المبدئي لأي مقرر دراسي وبالسياق المتبع عند تسجيل المقررات الدراسية.
  2. يتولى رئيس القسم العلمي المختص حصر جميع الطلبة المسجلين ببحث التخرج وتوزيعهم في مجموعات بحثية أو فرادى حسب ما تقتضيه طبيعة البحث وإمكانيات القسم العلمي.
  3. يعرض الأساتذة بالقسم على الطلبة عدة عناوين بحثية تخدم المجالات العلمية المختلفة التي تتعلق بمجال التخصص، كما يسمح للطلبة اقتراح عناوين محددة يرغبون في دراستها.
  4. يتولى رئيس القسم العلمي المختص تكليف أحد أعضاء هيئة التدريس بالإشراف على البحث مع الأخذ بعين الاعتبار توافق التخصص العلمي مع مجال وموضوع البحث.
  5. بعد انتهاء عملية تحديد موضوع البحث يقوم الطالب بملء البيانات الأساسية للمقرر وفق النموذج رقم (م . و 24.19) من نسختين تقدم إلى رئيس القسم العلمي المختص للاعتماد، يحفظ منه نسخه بالقسم، وترسل الأخرى إلى الأستاذ المشرف.
  6. يتعين على الأستاذ المشرف الاجتماع بطلبته لتوجيههم ومناقشة ما يتم إنجازه من البحث بشكل دوري بمعدل يتناسب مع الساعات المحددة للمقرر كحد أدنى (ساعتان أسبوعياً)، ويتم تعبئة النموذج رقم ( م . و 24.12) لمتابعة مراحل التنفيذ.
  7. تسلم بحوث التخرج في حال إنجازها إلى رئيس القسم العلمي المختص قبل موعد الامتحانات النهائية بأسبوع كحد أدنى بعدد (3) نسخ، والذي بدوره يتولى تكليف لجنة المناقشة.
  8. يعلن قسم الدراسة والامتحانات بالتنسيق مع القسم العلمي مع نهاية كل فصل دراسي أو سنة دراسية عن مواعيد جلسات مناقشة البحوث العلمية المنجزة.
  9. يتوجب على الطالب الحضور أمام لجنة الممتحنين بالموعد المحدد للجلسة والاستعداد لعرض ما أنجزه ويتم تقييم مستوى البحث وفقاً للنموذج رقم  ( م . و 24.20) ويعلن قرار لجنة المناقشة (دون ذكر درجات التقييم) في نهاية جلسة المناقشة، يتم اعتماد نتائج التقييم من رئيس القسم العلمي وإحالتها إلى رئيس لجنة الرصد وفق السياق المتبع مع المقررات الدراسية الأخرى.
  10. في حالة طلب لجنة الممتحنين إجراء التعديلات بالبحث يتم تأجيل الاعتماد النهائي للتقييم والتحفظ على النتيجة إلى حين الإيفاء بالتعديلات المطلوبة، ثم تعبئة النموذج رقم (م . و 24.21).
  11. في حال تأخر الطالب عن إنجاز بحثه في الموعد المحدد ترصد له نتيجة غير مكمل بتقريره الدراسي.
  12. يتوجب على الطالب تقديم بحثه بعد اعتماده إلى رئيس القسم العلمي المختص بعدد (3) نسخ مجلدة بالمواصفات المطلوبة.


الجداول الدراسية          ​​

التعليمات

تتولى الأقسام العلمية مهمة الإعداد للعملية التعليمية وتحديد المقررات الدراسية المستهدف عرضها بالفصل الدراسي أو السنة الدراسية ووضع الجداول الدراسية بالتنسيق مع قسم الدراسة والامتحانات مع الأخذ بعين الاعتبار التعليمات التالية:

  1. تحديد عدد المجموعات الدراسية المتوقع عرضها بكل مقرر دراسي وذلك وفق الأعداد المتوقع التحاقها بالمعهد والأعداد المتوقع تسجيلها بالمقرر الدراسي.
  2. أعداد الطلبة المتوقع تخرجهم خلال الفصلين الدراسيين التاليين أو السنة الدراسية التالية.
  3. المقررات الدراسية التخصصية التي تدرس في أكثر من قسم.
  4. القدرة الاستيعابية للقاعات الدراسية والمدرجات، وذلك في ضوء ما تحدده معايير الجودة للمؤسسات العلمية المعتمدة.
  5. توزيع المجموعات الدراسية للمقرر الواحد على أيام الأسبوع وفي مواعيد وفترات متباينة.
  6. مراعاة المقررات الدراسية المرتبطة بأسبقيات أو المتزامنة مع مواد أخرى.
  7. التنسيق مع الأقسام العلمية الأخرى في تحديد مواعيد محاضرات المقررات الدراسية غير التخصصية الإلزامية بحيث يضمن عدم تعارضها مع المقررات الدراسية التخصصية الأخرى.
  8. يتم وضع الجدول الأسبوعي للدراسة بحيث يغطي كافة المقررات الدراسية بالمجموعات الدراسية مع مراعاة عدد القاعات الدراسية المتاحة وقدرتها الاستيعابية.

الإجراءات

  1. يتم عقد اجتماعات مجالس الأقسام العلمية لدراسة ووضع المقررات الدراسية التي يستهدف عرضها خلال الفصل الدراسي أو السنة الدراسية الجديدة في ضوء ما تتطلبه الخطة العلمية للقسم.
  2. يتم تفريغ الخطة الدراسية للمقررات الدراسية المقترح تدريسها والبرنامج الأسبوعي للمحاضرات من قبل رئيس القسم العلمي في شكل جداول دراسية.
  3. تحال الجداول الدراسية بجميع الأقسام إلى قسم الدراسة والامتحانات لإدراجها بجدول عام يتم اعتماده من رئيس قسم الدراسة والامتحانات و مدير المعهد.
  4. يحفظ نسخة من النماذج بالقسم العلمي المختص، وتحفظ نسخة أخرى بقسم الدراسة والامتحانات وتنشر نسخة أخرى بلوحة الإعلانات.


الغياب عن المحاضرات      ​​

التعليمات

 يوجه للطالب (إنذار) في حالة وصول حالات الغياب إلى الحد الذي يتوجب الإنذار (كما هو موضح باللائحة الداخلية للمعهد).

الإجراءات

  1. يتولى عضو هيئة التدريس ضبط حالات الغياب عن المحاضرات الدراسية بشكل مستمر وقيدها بنموذج الحضور رقم (م . و 24.9 ).
  2. في حالة تكرار غياب الطالب ووصوله مرحلة الإنذار يحرر عضو هيئة التدريس النموذج رقم ( م . و 24.23) المتعلق بالإنذار والرسوب، ويعد من نسختين، يعتمد من رئيس القسم العلمي المختص و يحال النموذج لقسم الدراسة والامتحانات، والنسخة الأخرى تحفظ بالقسم العلمي.
  3. يحرر قسم الدراسة والامتحانات النموذج رقم (م . و 24.22) المتعلق بالإنذار بشأن الوضع الأكاديمي، ويعد من ثلاث نسخ، ويعتمد من رئيس القسم العلمي المختص ورئيس قسم الدراسة والامتحانات ويحفظ نسخة منه بقسم الدراسة والامتحانات ونسخة أخرى بالقسم العلمي المختص وتنشر نسخة بلوحة الإعلانات بالمعهد.
  4. يتولى رئيس قسم الدراسة والامتحانات في نهاية الدراسة الفعلية إحالة قائمة بالطلبة الذين تنطبق عليهم حالات الرسوب إلى عميد المعهد لإصدار قرار بذلك وإحالة صورة منه إلى لجنة الرصد نتيجة (صفر) بذات المقرر للطالب المعني بكشوف النتائج النهائية.


الامتحانات النهائية         ​​

التعليمات

1 يتولى قسم الدراسة والامتحانات بالتنسيق مع رؤساء الأقسام العلمية إعداد جداول الامتحانات النهائية ويراعى في إعدادها الأتي:

  1. توزيع المقررات الدراسية العامة طوال أيام الامتحانات مع الأخذ في الاعتبار عدم توالي التطبيقية منها وحصرها باليوم الأول من كل أسبوع قدر الإمكان.
  2. وضع المقررات التخصصية المشتركة بين الأقسام بنفس المواعيد مع المقررات الدراسية العامة المرتبطة معها بأسبقيات لاستبعاد احتمال دراستها من نفس الطالب.
  3. الاختيار من المقررات التخصصية المتقدمة التي يستبعد أن يدرسها الطالب من خارج القسم العلمي وتوزيعها مع المقررات الدراسية العامة المرتبطة معها في سلسلة الأسبقيات.
  4. المقررات الدراسية العامة التي لا ترتبط بأسبقيات مع مقررات دراسية أخرى يضم إليها مقررات دراسية متقدمة مع ضرورة فحص قوائم الطلبة المسجلين بها للتأكد من عدم وجود ازدواجية في التسجيل بينها.
  5. المقررات الدراسية التخصصية المتبقية الأخرى يفرد لها أيام مخصصة ويراعى فيها الدمج من كل التخصصات والتي يقل احتمالات تسجيلها من نفس الطالب.

2 تشكل بقرار من عميد الكلية لجنة للامتحانات والمراقبة ولجنة الرصد التي تتولى تسيير العملية الامتحانية وتنظيمها وفق المهام التالية:

مهام لجنة الامتحانات والمراقبة

  1. توزيع مهام الإشراف والمراقبة بين أعضاء هيئة التدريس و إعداد الجداول المنظمة لذلك على أن يراعى في ذلك أستاذ مقرر المجموعات الكثيرة بحيث تكون مراقبته قبل أو بعد امتحان المقرر الذي يدرسه بثلاثة أيام، بحيث يتاح لهم إجراء عملية التقييم وتسليم كراسات الإجابة في الموعد المحدد.
  2. متابعة عملية الإشراف والتقيد بالضوابط المنظمة للعملية الامتحانية واتخاذ الإجراءات بشأن حالات الغش ووقائع المخالفات وإحالتها إلى مدير المعهد.
  3. التأكد من جاهزية القاعات الامتحانية واستيعابها لإعداد الطلبة الممتحنين بكل مقرر دراسي.
  4. التأكد من جاهزية آلات السحب والطباعة المعدة لذات الغرض وتوفر الأعداد الكافية من كراسات الإجابة حسب أعداد المسجلين بكل مقرر دراسي.
  5. استلام نماذج الأسئلة من أعضاء هيئة التدريس قبل ثلاثة أيام من موعد عقد الامتحان ويتم التحفظ عليها في مظاريف خاصة بخزانة اللجنة، ولا تفتح إلا بحضور عضو هيئة التدريس المعنى بنفس يوم عقد الامتحان.
  6. وضع أرقام المراقبة على كراسات الإجابة للطلبة وتسليم القسائم التي تحوى أرقام المراقبة للجنة الرصد.
  7. تسليم كراسات الإجابة بكل مقرر إلى عضو هيئة التدريس المعنى وإعادة استلامها مرة أخرى بعد انتهاء عملية التقييم وتسليمها إلى لجنة الرصد.

مهام لجنة الرصد

  1. استلام كراسات الإجابة من لجنة الامتحانات والمراقبة وإعادة وضع قسائم الطلبة عليها.
  2. التدقيق على عملية التقييم على جميع الإجابات والتأكد من صحة جمع الدرجات.

مهام مشرفي القاعات

  1. تنظيم دخول الطلبة وترتيب جلوسهم داخل القاعة الامتحانية قبل موعد بدء الامتحان بوقت كافي.
  2. التأكد من هويات الطلبة الممتحنين من خلال بطاقات التعريف الصادرة عن المعهد.
  3. التأكد من قيد جميع الطلبة وتوقيعهم بنموذج الحضور والغياب.
  4. استلام نماذج الأسئلة وكراسات الإجابة من لجنة الامتحانات والمراقبة وتوزيعها على الطلبة الممتحنين في بداية الزمن المحدد للامتحان.
  5. ضبط سير العملية الامتحانية وتنفيذ التعليمات والأوامر الصادرة بشأن أداء الامتحانات.
  6. ضبط حالات الغش وتوثيقها وتسليمها إلى لجنة الامتحانات والمراقبة، مع ضرورة إعلام المعنيين بموعد مثولهم أمام لجان التحقيق.
  7. استلام كراسات الإجابة من الطلبة الممتحنين والتأكد من مطابقة عدد الكراسات مع العدد الفعلي لحضور الطلبة من واقع كشوف الحضور والغياب وتسليمها إلى لجنة الامتحانات والمراقبة.

الإجراءات

  1. يتولى قسم الدراسة والامتحانات الإعلان عن جداول الامتحانات النهائية مع بداية الدراسة الفعلية للفصل.
  2. يتولى قسم الدراسة والامتحانات إحالة كشوفات تعبئة لنتيجة درجات امتحان مقرر وفق النموذج رقم (م . و 24.24) إلى القسم العلمي المختص والذي بدوره يسلمه إلى أستاذ المقرر الدراسي.
  3. يلتزم عضو هيئة التدريس بإعادة نموذج تعبئة النتائج بعد تدوين درجات أعمال (الفصل / السنة) التي يشرف عليها الأستاذ وتسليمها إلى رئيس القسم العلمي في الأسبوع الأخير من الدراسة الفعلية.
  4. يتولى رئيس لجنة الامتحانات والمراقبة تنظيم مهام الإشراف والمراقبة بين أعضاء هيئة التدريس قبل أسبوع من موعد الامتحانات.
  5. يقوم رئيس لجنة الامتحانات والمراقبة باستلام مظاريف نماذج أسئلة الامتحانات من أعضاء هيئة التدريس والتوقيع بالتسليم وفق النموذج رقم (م . و 24.25 )، بعد نسخها بأعداد كافية من قبل أستاذ المقرر شخصياً حسب أعداد الطلبة الذين لهم الحق بالتقدم للامتحان، وحفظها بمظاريف على أن تفتح مظاريف الأسئلة في يوم الامتحان المحدد للمقرر وبحضور أستاذ المقرر.
  6. تتولى لجنة الامتحانات والمراقبة تسليم أوراق أسئلة الامتحان وكراسات الإجابة مصدق عليها بختم اللجنة الامتحانية  مرفقة مع نموذج الحضور والغياب للامتحان رقم ( م . و 24.26 )، إلى مشرفي القاعات الامتحانية قبل الوقت المحدد للامتحانات بوقت كاف.
  7. بعد نهاية الزمن المحدد للامتحان تقوم لجنة الامتحانات والمراقبة باستلام كراسات الإجابة من مشرفي القاعات الامتحانية وفق النموذج رقم ( م . و 24.27 )، والتأكد من توقيع مشرفي القاعات على النموذج رقم (م . و 24.28 )، المتعلق بمتابعة المشرفين، وكذلك استلام محاضر الغش إن وجدت وفق النموذج (م . و 24.29 )، وإحالتها إلى مدير المعهد .
  8. تقوم لجنة الامتحانات والمراقبة بتسليم كراسات الإجابة إلى عضو هيئة التدريس المعنى واستلامها بعد تصحيح الكراسات وفق نموذج تسليم واستلام رقم (م . و 24.27)، مرفقة بالإجابة النموذجية لأسئلة الامتحان مع مراعاة وضع الدرجات أمام كل إجابة مع كتابة الدرجات بالحروف بالصفحة الأمامية للكراسة.
  9. تتولى لجنة الرصد إعادة وضع قسيمة رقم المراقبة على كراسة الإجابة بعد استلام الكراسات من لجنة الامتحانات والمراقبة، وذلك بعد التأكد من عملية المطابقة للرقم المدون على كراسة الإجابة بالرقم المدون على القسيمة.
  10. تحفظ جميع النماذج بملف لجنة الامتحانات والمراقبة.


النتائج النهائية           ​​

التعليمات

تتولى لجنة الرصد القيام بعملية المراجعة والتدقيق للدرجات من واقع كراسات الإجابة والتوقيع على كل كراسة إجابة بعد إتمام عملية المراجعة.

الإجراءات

  1. تتولى لجنة الرصد تدوين درجات الامتحان النهائي بالنموذج رقم ( م . و 24.29)، من واقع كراسات الإجابة، والتوقيع بما يفيد المراجعة والتدقيق.
  2. تعتمد النتائج من قبل مدير المعهد ، وتحال إلى قسم الدراسة والامتحانات لنشرها بلوحة الإعلانات والوسائل الأخرى المتاحة، ويتم اعتماد نتائج الخريجين من قبل الدراسة و الامتحانات ومدير المعهد .
  3. فور الانتهاء من امتحانات غير مكمل ورصد درجاتها وبعد الانتهاء من المراجعة لنتائج الطلبة المتقدمين بطلبات مراجعة للمقررات الدراسية، يتولى رئيس لجنة الرصد الاحتفاظ بجميع أصول النتائج النهائية المرصودة يدوياً وإحالة صورة منها إلى الدراسة والامتحانات لإدخالها بالمنظومة الالكترونية بالمعهد.
  4. يتولى قسم الدراسة والامتحانات بعد إدخال النتائج إحالة كشوف النتائج الصادرة من المنظومة الالكترونية إلى لجنة الرصد.
  5. تتولى لجنة الرصد مقارنة كشوف النتائج النهائية المدرجة بالمنظومة بأصل الكشوفات اليدوية، والمصادقة عليها والاعتماد.
  6. تقدم لجنة الامتحانات والمراقبة ولجنة الرصد تقاريرها لمدير المعهد.
  7. تتولى الأقسام العلمية تحديد أسماء الطلبة الخريجين الذين استكملوا متطلبات الحصول على درجة الدبلوم العالي وإعداد نتائج المقررات الدراسية لهم (الماستر شيت Master sheet ) وفق النموذج الخاص بالخريجين رقم ( م . و 24.30)، 
  8. تتولى لجنة الرصد التوقيع على (الماستر شيت Master sheet) بعد المراجعة والتدقيق والمصادقة عليها من قبل مدير المعهد واعتمادها من الدراسة و الامتحانات .
  9. يتولى قسم الدراسة والامتحانات متابعة تجليد أصل (النتائج النهائية) و(الماستر شيت Master sheet ) وتحفظ مع الملفات العلمية بقسم الدراسة والامتحانات وترسل نسخة من (الماستر شيت) إلى قسم الخريجين بالمعهد .
  10. يتولى قسم الدراسة والامتحانات استخراج واعتماد التقارير العلمية للفصل الدراسي لجميع الطلبة المسجلين بالفصل الدراسي، ترسل إلى القسم العلمي المختص لحفظها بملف الطالب.
  11. يتولى قسم الدراسة والامتحانات تحديد الطلبة الذين تنطبق بشأنهم ضوابط الفصل عن الدراسة وفق اللوائح المعمول بها، واتخاذ إجراءات نقلهم من قوائم الطلبة الدارسين بالمعهد إلى سجل الأرشيف بالمنظومة الالكترونية بالمعهد، وإحالة قوائم بأسمائهم إلى مدير المعهد لاتخاذ الإجراءات اللازمة بالخصوص.
  12. يتولى قسم الدراسة والامتحانات قبل بداية الفصل الدراسي الجديد تحديد أسماء الطلبة المتفوقين علمياً المتحصلين على معدل عام أعلى من 85 % والإعلان عنها في لوحة الشرف، و حصر الطلبة المتعثرين المتحصلين على معدل أقل من 50 %، وإدراجها بلائحة المتابعة بالمعهد وإحالة قوائم بأسمائهم إلى إدارة المسجل العام و قسم الخدمة الاجتماعية لتقديم كافة أنواع الدعم المطلوب لهم.


كشـــــف الدرجـــــات           ​​

التعليمات

يمنح الطالب بناءً على طلبه كشف الدرجات، وتشمل البيانات التالية:

  1. رقم القيد 
  2. الاسم رباعياً 
  3. التخصص 
  4. الفصل الدراسي الأخير الذي سجل به

وتُعْتَمَدْ هذه الكشف بالتوقيعات والأختام وفق التسلسل التالي:

  1. قسم الدراسة والامتحانات 
  2. مدير المعهد

يمنح الطالب بناءً على طلبه تقرير بالمواد والدرجات بالفصل الدراسي، يشمل البيانات التالية:

  1. رقم القيد 
  2. الاسم رباعياً 
  3. التخصص
  4. عدد الإنذارات
  5. إيقاف القيد 
  6. عدد الفصول الدراسية
  7. الوحدات الدراسية المنجزة 
  8. المعدل العام نتائج المقررات الدراسية التي درسها

ويعتمد هذا التقرير بالتوقيعات والأختام وفق التسلسل التالي:

  1. رئيس قسم الدراسة والامتحانات
  2. مدير المعهد

الإجراءات

  1. يتقدم الطالب بطلبه إلى مسجل المعهد وفق النموذج رقم (م . و 24.1).
  2. في حالة منح الموافقة يتم استخراج إفادة إثبات المستوى الدراسي وتقرير علمي بالمواد والدرجات من المنظومة الالكترونية للمعهد وتعتمد وفق السياق المتبع وتسلم للطالب، ويحفظ الطلب بملفه لدى قسم القبول والتسجيل.


إفادات التخرج وكشوف الدرجات          ​​

التعليمات

يمنح الخريجين إفادة تفيد تخرجهم من المعهد باللغة العربية  تشمل رقم القيد، الاسم رباعياً، و(الفصل الدراسي السنة الدراسية) الذي تحصل فيه على ادرجة الدبلوم العالي )، وتخصصه، والمعدل العام وتقديره، وتاريخ الميلاد و مكان الولادة  وتعتمد هذه الإفادة بالتوقيعات والأختام وفق التسلسل التالي:

  1. مدير عام المعهد 
  2. رئيس قسم المعاهد التقنية و الفنية
  3. الدراسة و الامتحانات

يمنح الخريجين كشف درجات بالنتائج النهائية باللغة العربية  تشمل: رقم القيد، و الاسم رباعياً، وصفة القيد، والساعات الدراسية والدرجات النهائية للمقررات الدراسية والمعدلات الفصلية والتراكمية لجميع الفصول أو السنوات الدراسية التي درسها الطالب بالمعهد، ويعتمد هذا الكشف بالتوقيعات والأختام وفق التسلسل التالي :

  1. مدير عام المعهد
  2. رئيس قسم المعاهد التقنية و الفنية
  3. الدراسة و الامتحانات

الإجراءات

  1. يتقدم الطالب الذي استكمل دراسته بطلبه إلى مسجل المعهد وفق النموذج رقم (م . و 24.1 ) ويطالب بمستند إثبات سداد الرسوم المقررة في حالة رغبته الحصول على إفادة التخرج .
  2. يتولى قسم الخريجين استخراج إفادة التخرج وكشف النتائج من المنظومة الالكترونية للمعهد واعتمادها وفق النماذج رقم ( م . و 24.31 ) 

إفادة ترتيب

التعليمات

يُمْنَح الطالب بناءً على طلبه إفادة بالترتيب تتضمن البيانات التالية:

  1. الاسم رباعياً.
  2. رقم القيد.
  3. الدرجة العلمية.
  4. المعدل التراكمي.
  5. التقدير.

وتُعتمد هذه الإفادة من:

  1. الدراسة و الامتحانات 
  2. مدير المعهد

الإجراءات

  1. يتقدم الطالب بطلبه إلى القسم العلمي المختص وفق النموذج رقم ( م . و 24.1).
  2. في حالة منح الإفادة يتم اعتمادها وفق السياق المتبع وتسلم للطالب، ويُحفظ منها نسخة في ملف الطالب.


رسالة  إدارة المسجل العام         ​​

تقع على عاتق إدارة المسجل العام مسؤولية توفير جميع الخدمات الضرورية للطلاب، وتحسين إجراءات القبول، وتطوير عمليات التسجيل، ومتابعة التطورات التقنية التي تعزز الأداء وتسهل الإجراءات، وضمان الامتثال لمعايير الجودة والتحسين المستمر.